Зачем нужны электронные транспортные накладные (ЭТрН)
Транспортная накладная — это документ, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. Его оформляют для учета транспортных услуг и расчетов с перевозчиком. В октябре 2020 года Минтранс России провел эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в цифровой формат. Отправители грузов, перевозчики и грузополучатели оформляли и подписывали документы через операторов электронного документооборота (ЭДО). А ГИБДД и Ространснадзор контролировали процесс через тестовую информационную систему. Эксперимент прошел успешно — новые механизмы взаимодействия участников перевозок и госорганов выполнили свои цели. Процесс грузоперевозок на время эксперимента стал быстрее и дешевле для участников и прозрачнее для государства. С 2022 года в законодательстве закрепили добровольное использование ЭТрН.
Обязательные ЭТрН с 1 сентября 2026 года
Согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ с 1 сентября 2026 года участники коммерческих грузоперевозок должны оформлять транспортную накладную в электронном формате. Новые требования распространяются на все коммерческие перевозки грузов, независимо от отрасли и вида груза.
Требование об обязательном оформлении в электронном формате с 1 сентября 2026 года касается и других перевозочных документов:
* Грузовые авианакладные и железнодорожные транспортные накладные.
* Заказы-заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом.
* Экспедиторские документы, а именно поручение экспедитору, складская и экспедиторская расписки.
Грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели больше не смогут использовать бумажные накладные в работе за исключением ограниченного списка конкретных случаев, установленных приказами Минтранса от 01.06.2026 № 262 и от 02.09.2026 № 391.
Как обмениваться электронными транспортными накладными
Схемы обмена ЭТрН отличаются в зависимости от сценария перевозки.
Грузоотправитель оформляет ЭТрН в сервисе выбранного оператора ИС ЭПД — в учетной системе или веб-версии. Он заполняет свою часть ЭТрН (титул) и подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сервис оператора автоматически передает ЭТрН в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и направляет перевозчику, который должен подписать свой титул на погрузке.
Подписание ЭТрН перевозчиком на погрузке может происходить по трем схемам:
* Если груз перевозит водитель-ИП, он сам подписывает документ со смартфона через мобильное приложение сертификатом Госключа или NFC-подписью.
* Если водитель работает в транспортной компании, он через приложение подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП), после чего уполномоченный представитель перевозчика подписывает электронную накладную сертификатом КЭП.
* Если перевозчик доверяет водителю право подписи ЭТрН от имени организации, то водитель может сразу подписать документ сертификатом КЭП или НЭП физлица с использованием машиночитаемой доверенности.
ГИС ЭПД формирует QR-код. После подписания титула перевозчика на погрузке данные ЭТрН передаются в ГИС ЭПД. Система через сервис оператора ИС ЭПД направляет водителю в мобильное приложение QR-код, который предъявляют при проверках в пути вместо бумажного документа.
Получатель принимает груз и подписывает свой раздел. Кладовщик может подтвердить прием груза ПЭП, а уполномоченный сотрудник далее подписывает ЭТрН сертификатом КЭП. Также возможен вариант, когда груз принимает сразу руководитель или сотрудник с правом подписи от имени организации — тогда предварительное подписание ПЭП не понадобится. Перевозчик подписывает ЭТрН на выгрузке одним из трех вариантов, описанных выше, и завершает документооборот.
Всем участникам цепочки доступна единая версия ЭТрН в сервисе. Оригинал можно просмотреть и скачать сразу после завершения документооборота, что позволяет ускорить расчеты за перевозку. ГИС ЭПД получает данные о подписании ЭТрН в режиме онлайн и по запросу передает их МВД, Ространснадзору и ФНС. Также система выдает уникальный идентификатор документа и хранит данные о перевозках. Участникам перевозки не нужно подключаться к ГИС ЭПД напрямую: взаимодействие с государственной системой происходит через сервис оператора ИС ЭПД.